Migration des données applicatives et des fichiers vers le Cloud : Comment franchir le pas ?

Migration des données applicatives et des fichiers vers le Cloud : Comment franchir le pas ?

2019-05-23 12:17:37

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Gwendal IDOT

Migration des données applicatives et des fichiers vers le Cloud : Comment franchir le pas ?Accéder à tout moment et en tout lieu à ses documents au sein d’un espace de travail numérique sécurisé et centralisé dans le Cloud est sans conteste une source d’efficacité opérationnelle. Pourtant, si les bénéfices sont réels, un projet de migration de données applicatives et de fichiers est très souvent relégué au second plan lors d’un déploiement de Microsoft Office 365 et suscite guère l’engouement des parties prenantes. Comment mener à bien ce projet de transformation qui nécessite de s’intéresser de près aux besoins et aux process des différentes populations de votre entreprise ? Comment s’assurer que la solution cible soit en phase avec leurs attentes ? À quel moment est-il nécessaire d’informer et de former les utilisateurs ? Réponses avec Gwendal, Consultant en solutions collaboratives, certifié Microsoft Office 365. Quels bénéfices attendre d’une migration vers le Cloud ?La transformation digitale est indéniablement une source d’opportunités pour les entreprises ! C’est l’occasion pour elles de décloisonner les services et de favoriser les échanges pour plus d’innovation, mais aussi d’améliorer les processus opérationnels en limitant, par exemple les tâches à faible valeur ajoutée ou encore les ressaisies, qui sont souvent sources d’erreurs…En ayant recours à une Digital Workplace riche en services collaboratifs, en espace de stockage et en outils de communication, telle que Microsoft Office 365, les entreprises offrent à leurs collaborateurs la capacité de travailler plus librement et en toute sécurité. Qu’ils soient en déplacement ou en home office, ils peuvent accéder à l’ensemble des ressources nécessaires à leurs missions et les partager aisément. Par ailleurs, ils peuvent collaborer efficacement sur un même fichier en utilisant des fonctionnalités comme la coédition, qui permet d’éviter la multiplication de versions.Quelle méthodologie suivre pour migrer vos fichiers vers le Cloud ?Pour la migration de données applicatives et de fichiers vers Microsoft Office 365, le choix de la solution dépend, d’une part, de l’environnement source où se trouvent les applications (File server, serveurs Lotus Domino…) et d’autre part de la structuration des fichiers et des données applicatives. Il faut en analyser la volumétrie, l’arborescence ou encore les règles de sécurité. Ces informations vont permettre de s’assurer que les limites des paramètres de l’espace de travail cible – à savoir Microsoft SharePoint - sont respectées.La méthodologie que nous appliquons au sein d’Eliadis consiste à partir de l’existant, en collectant les données à partir d’un échantillon représentatif de l’organisation (entités, centres de gestion, sites régionaux, siège, équipe IT…). L’objectif est alors d’identifier les sources de données pour les différentes populations et d’analyser l’arborescence du serveur fichier. Une fois ce travail effectué, nous définissons la cible Office 365, en sélectionnant les applications adaptées à chaque population. Différents scénarios peuvent être envisagés en fonction des populations, tout en prenant garde de ne pas les multiplier.Un audit en trois étapesAu sein d’Eliadis, nous préconisons une démarche d’audit en trois étapes qui permet d’enrichir en continu la cartographie des processus et des arborescences de fichiers, et ainsi de tracer une feuille de route pour la migration.Etape 1 : une analyse de l’existant au niveau de la Direction Générale, de la DSI, et desarticulations sensibles entre le siège et les autres entités permettra d’aboutir à un premierlivrable : la cartographie du système d’information documentaire.Etape 2 : une étude est menée pour chaque échantillon de collaborateurs. À l’issue de cetteanalyse aussi bien quantitative que qualitative, un livrable est prévu sous la forme d’un reporting,suite aux différentes itérations pour chaque échantillon.Etape 3 : des tests sont réalisés auprès des différentes entités afin d’identifier la ou les meilleuressolutions à déployer au sein de l’organisation.Pourquoi accompagner au changement dès la phase d’audit ?Les projets de migration de fichiers et de données applicatives sont des démarches en co-construction où l’adhésion des utilisateurs finaux conditionne la réussite finale du projet. Combien de fois ne rencontre-t-on pas une entreprise équipée de licences Office 365, alors que ses collaborateurs continuent de travailler de la même façon qu’auparavant, parce que les fichiers n’ont pas été migrés, et qu’il n’y a pas eu d’accompagnement au changement ? Et plus l’entreprise attend pour accompagner ses collaborateurs, plus ces derniers sont obligés de se débrouiller par eux-mêmes, développant des usages spécifiques, qui sont ensuite de plus en plus difficiles de traduire au sein d’un espace de travail numérique sans être obligé de faire du cas par cas.De ce fait, au sein d’Eliadis, nous conseillons d’amorcer une démarche d’accompagnement au changement, en parallèle de l’audit, en sensibilisant l’ensemble des utilisateurs à Microsoft Office 365 et en amorçant des formations à destination des collaborateurs pilotes et des collaborateurs relais désignés par la Direction. > Contactez nos experts certifiés Microsoft Office 365 pour un accompagnement technique et fonctionnel.Si les gains d’une migration de données applicatives et de fichiers vers le Cloud sont réels, ce projet a lieu souvent dans un second temps lors d’un déploiement de Microsoft Office 365 et suscite guère l’intérêt des parties prenantes. Comment mener à bien ce projet de transformation qui nécessite de s’intéresser de près aux besoins et aux process des différentes populations de votre organisation ? Comment s’assurer que la solution cible soit en phase avec leurs besoins ? À quel moment est-il nécessaire de former les collaborateurs de votre entreprise ? Réponses avec Gwendal, Consultant Eliadis, expert en solutions collaboratives et certifié Microsoft Office 365. Quels bénéfices attendre d’une migration vers Office 365 ?La transformation numérique est une source d’opportunités pour les entreprises ! C’est l’occasion pour elles de décloisonner les services et de favoriser les échanges pour plus d’innovation, mais aussi d’améliorer les processus opérationnels en limitant, par exemple les tâches à faible valeur… En déployant une Digital Workplace riche en services collaboratifs, en espace de stockage et en outils de communication, comme Microsoft Office 365, les entreprises offrent à leurs collaborateurs la capacité de travailler à tout moment et en toute sécurité.Quelle méthodologie pour migrer vers Office 365 ?Pour la migration de données applicatives et de fichiers vers le Cloud, le choix de la solution dépend, d’une part, de l’environnement source et, d’autre part, de la structuration des fichiers et des données applicatives. Il faut en déterminer la volumétrie, l’arborescence ou encore les règles de sécurité afin de s’assurer que les limites des paramètres de l’espace de travail cible – SharePoint - sont respectées. La méthodologie que nous appliquons au sein d’Eliadis consiste à partir de l’existant, en collectant les données à partir d’un échantillon représentatif des différentes entités de l’organisation. Le but est alors d’identifier les sources de données pour les différentes populations et d’analyser l’arborescence du serveur fichier. Une fois ce travail réalisé, nous définissons la cible Office 365, en sélectionnant les applications adaptées à chaque population. Différents scénarios peuvent être envisagés en fonction des populations, tout en prenant garde de ne pas les multiplier.Pourquoi accompagner au changement dès la phase d’audit ?Les projets de migration sont des démarches en co-construction où l’adhésion des collaborateurs conditionne la réussite finale du projet. De ce fait, au sein d’Eliadis, nous conseillons d’amorcer une démarche d’accompagnement au changement, en parallèle de l’audit, en sensibilisant l’ensemble des utilisateurs à Microsoft Office 365 et en amorçant des formations à destination des collaborateurs pilotes et des collaborateurs relais désignés par la Direction. > Contactez nos experts certifiés Microsoft Office 365 pour un accompagnement technique et fonctionnel.Comment mener à bien ce projet de transformation ? Comment s’assurer que la solution cible soit en phase avec les besoins de votre organisation ? À quel moment est-il nécessaire de former les collaborateurs ? Réponses avec notre expert certifié Microsoft Office 365.

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